Algemene voorwaarden

Judo Dragons VZW – Algemene Voorwaarden

Inleiding

Hieronder vindt u alle praktische en juridische informatie betreffende de inschrijving en het lidmaatschap bij Judo Dragons VZW. Door de inschrijving te voltooien, verklaart de ouder, voogd en/of wettelijke vertegenwoordiger (hierna genoemd “de ouder”) kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee onvoorwaardelijk akkoord te gaan. Alle persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG) en worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie, administratie en communicatie van Judo Dragons VZW.

Artikel 1 – Wat mag u van Judo Dragons verwachten?

  1. Een veilige, respectvolle en verantwoordelijke sportomgeving voor ieder kind.
  2. Professionele begeleiding door vakbekwame, opgeleide en/of ervaren trainers en begeleiders.
  3. Alle trainers, begeleiders en vrijwilligers beschikken over een geldig uittreksel uit het strafregister (Model 596.2 – minderjarigenmodel) indien wettelijk vereist.
  4. De lessen lopen van september tot en met juni, behoudens schoolvakanties, officiële feestdagen, pedagogische studiedagen van de desbetreffende schoollocatie en onvoorziene omstandigheden (overmacht).
  5. Iedere afdeling beschikt over een of meerdere vaste trainers.
  6. Judo Dragons VZW voorziet voldoende en up-to-date EHBO-materiaal tijdens de lessen en activiteiten.
  7. Judo Dragons VZW streeft naar een positieve, transparante en respectvolle samenwerking met ouders en kinderen.

Artikel 2 – Inschrijving en Herroepingsrecht

  1. Elke ouder is verplicht deze algemene voorwaarden zorgvuldig door te nemen vóór de inschrijving. De algemene voorwaarden zijn steeds raadpleegbaar via www.judodragons.be.
  2. De inschrijving is pas definitief na het correct en volledig invullen van het digitale inschrijfformulier, het aanvaarden van de algemene voorwaarden en de effectieve ontvangst van de betaling.
  3. Ouders zijn zelf verantwoordelijk voor het correct inschrijven van hun kind op de juiste locatie en binnen de juiste leeftijds- of niveaucategorie.
  4. Inschrijven tijdens het schooljaar is mogelijk indien er nog vrije plaatsen beschikbaar zijn. Het inschrijvingsgeld wordt in dat geval pro rata berekend vanaf de instapmaand. 
  5. Conform de wetgeving inzake de verkoop op afstand (vrijetijdsbesteding met een vaste periode van uitvoering) is het wettelijke herroepingsrecht niet van toepassing. Bij inschrijving gaat de ouder akkoord dat het kind is ingeschreven voor een volledig werkjaar (september-juni). Er is in principe geen mogelijkheid tot tussentijdse opzegging of terugbetaling.
  6. Enkel in uitzonderlijke, overmacht situaties (zoals een langdurige medische ongeschiktheid van minimaal 3 opeenvolgende maanden gestaafd door een doktersattest, of verhuis buiten een straal van 30 km) kan het bestuur van Judo Dragons VZW beslissen om pro rata een gedeeltelijke terugbetaling of een tegoedbon toe te kennen, onder aftrek van een administratieve kost van € 15. 
  7. Judo Dragons VZW behoudt zich het recht voor een inschrijving te weigeren of stop te zetten bij niet-naleving van deze algemene voorwaarden of bij openstaande schulden uit het verleden.

Artikel 3 – Betalingen

  1. Het inschrijvingsgeld dient onmiddellijk bij inschrijving betaald te worden op rekeningnummer: BE04 7350 3360 5131 op naam van Judo Dragons VZW via de online inschrijfpagina op de website of via overschrijving met vermelding van de voornaam, naam en geboortedatum van het kind. 
  2. Bij niet-tijdige betaling behoudt Judo Dragons VZW zich het recht voor om de deelname van het kind aan de lessen met onmiddellijke ingang tijdelijk of definitief te weigeren tot het openstaande bedrag volledig is aangezuiverd.
  3. In uitzonderlijke en gemotiveerde gevallen kan vóór de start van de lessen een afbetalingsplan schriftelijk worden aangevraagd via info@judodragons.be. Dit plan is pas geldig na schriftelijke goedkeuring door het bestuur.

Artikel 4 – Kledij, materiaal en hygiëne

  1. Om de uniformiteit, veiligheid en kwaliteit te garanderen, dienen deelnemers tijdens de les een geschikte judokimono (judogi) te dragen die voldoet aan de vereisten van Judo Dragons VZW.
  2. Geschikte judokimono’s kunnen rechtstreeks via de club worden aangekocht tegen de clubprijs van € 30 (inclusief witte gordel).
  3. Bij verlies of beschadiging van een kimono of gordel dient de deelnemer zelf in te staan voor vervanging. Dit kan via de club voor € 30 per kimono of € 5 per gordel/band.
  4. Om hygiënische en veiligheidsredenen voor het kind en anderen dienen de nagels van handen en voeten kortgeknipt te zijn. Lang haar moet in een staart worden gebonden met een elastiek zonder metalen onderdelen. Sieraden (ringen, oorbellen, armbanden, piercings) zijn om veiligheidsredenen strikt verboden tijdens de training.

Artikel 5 – Integriteit, gedrag en veiligheid

  1. Wederzijds respect tussen trainers, begeleiders, ouders en kinderen is te allen tijde verplicht, zowel op als naast de judomat (tatami).
  2. Volgende gedragingen worden absoluut niet getolereerd: pesten, fysiek of verbaal geweld, discriminatie, spuwen, opzettelijk storend gedrag en elk gedrag dat de fysieke of mentale veiligheid en ontwikkeling van anderen in gevaar brengt.
  3. Bij problematisch gedrag hanteert Judo Dragons VZW volgend stappenplan zonder terugbetaling van lidgeld bij stap 4:
    • Stap 1: Een mondelinge of schriftelijke waarschuwing aan het kind en/of de ouders.
    • Stap 2: Een verplicht overleg tussen de trainer en de ouders/voogd.
    • Stap 3: Een tijdelijke schorsing van twee weken.
    • Stap 4: Definitieve uitsluiting uit de vereniging.
  4. Het bestuur behoudt zich het recht voor om in zeer ernstige gevallen (zoals zware fysieke agressie of diefstal) onmiddellijk en zonder waarschuwing vooraf over te gaan tot tijdelijke of definitieve uitsluiting, zonder enig recht op terugbetaling van het lidgeld.

Artikel 6 – Toezicht, aanwezigheid en verantwoordelijkheid

  1. Om de concentratie van de kinderen en de veiligheid tijdens de lessen te garanderen, kunnen ouders, familieleden of derden niet aanwezig blijven in de trainingszaal (dojo) tijdens de judoles.
  2. Judo Dragons VZW organiseert jaarlijks specifieke kijkmomenten en/of een clubkampioenschap waarop toeschouwers van harte welkom zijn.
  3. Brengen en halen: De trainers en verantwoordelijken zorgen ervoor dat de kinderen in de les geraken vanop de school. Externen dienen hun kinderen op tijd af te zetten.  Ouders zijn verantwoordelijk voor hun kind vanaf het moment dat de les eindigt. Ouders dienen tijdig aanwezig te zijn om hun kind op te halen. De verantwoordelijkheid van de trainers eindigt onmiddellijk bij het sluiten van de les. Wel zorgt de trainer in eer en geweten voor dat dit op een vlotte manier verloopt en laat geen kinderen alleen achter. 

Indien een ouder te laat is, dient de ouder dit te melden. Vanaf de tweede keer wordt er een vergoeding gevraagd van 10 euro per 15minuten. Deze vergoeding vormt een forfaitaire compensatie voor de bijkomende toezichtskosten. Dit is niet het geval bij overmacht. 

Artikel 7 – Annulering van lessen en Overmacht

  1. Indien de schoollocatie gesloten is wegens schoolvakanties, officiële feestdagen, pedagogische studiedagen of wegens beslissingen van de schooldirectie (bv. eigen schoolevenementen), gaat de judoles niet door. Er is in deze gevallen geen recht op een inhaalles of terugbetaling.
  2. Indien een training onverwacht niet kan doorgaan wegens ziekte van een trainer of acute overmacht, zal Judo Dragons VZW dit zo snel mogelijk communiceren. Judo Dragons VZW zal zich inspannen om, indien organisatorisch en logistiek haalbaar, een inhaalles te organiseren. Indien dit niet lukt, kan er geen aanspraak worden gemaakt op een schadevergoeding of terugbetaling.
  3. Onder overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid buiten de wil van Judo Dragons VZW die de nakoming van de verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert, zoals (maar niet beperkt tot): pandemieën, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden (code oranje/rood), acute problemen met de schoolinfrastructuur (bv. verwarmingsuitval of waterschade) en stakingen.

Artikel 8 – Communicatie

  1. Officiële en algemene clubberichten verlopen hoofdzakelijk via e-mail. Dringende of operationele mededelingen (zoals een last-minute annulering van een les) verlopen via de specifieke WhatsApp-groep van de desbetreffende school/locatie van uw kind.
  2. Bij bevestiging van inschrijving krijgen de ouders een link naar de juiste WhatsApp-groep. Belangrijk om de SPAM box na te kijken. 
  3. Ouders zijn zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van correcte en actuele contactgegevens (e-mailadres en gsm-nummer) bij inschrijving en dienen wijzigingen onmiddellijk door te geven via info@judodragons.be.

Artikel 9 – Medische verantwoordelijkheid en Gezondheid

  1. De ouder verklaart uitdrukkelijk dat het kind medisch geschikt is om deel te nemen aan intensieve judolessen en fysieke sportactiviteiten. Bij twijfel dient de ouder zelf een arts te consulteren. De ouder blijft verantwoordelijk om wijzigingen in de gezondheidstoestand onmiddellijk mee te delen.
  2. Ouders zijn wettelijk verplicht om chronische medische aandoeningen, zware allergieën (bv. voor bijensteken of voeding), noodzakelijke medicatie, gedragsproblemen (zoals ADHD of ASS-gerelateerde noden) of andere relevante gezondheidsinformatie schriftelijk te melden bij de inschrijving (via de medische fiche/het inschrijfformulier). Deze informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Ook verwachten we dat de ouders dit ter goeder trouw melden aan de desbetreffende trainer. 

  1. Tijdens de lessen dienen ouders te allen tijde telefonisch bereikbaar te zijn op het doorgegeven noodnummer.
  2. In dringende medische situaties waarin de ouders niet onmiddellijk bereikbaar zijn, geeft de ouder uitdrukkelijk toestemming aan de trainers en het bestuur van Judo Dragons VZW om alle nodige medische handelingen te (laten) verrichten, inclusief het oproepen van de hulpdiensten (112) en het transporteren van het kind naar het ziekenhuis. Eventuele medische kosten die niet door de verzekering worden gedekt, zijn ten laste van de ouders.

Artikel 10 – Verzekering en Aansprakelijkheid

  1. Alle definitief ingeschreven en betaalde leden zijn via Judo Dragons VZW verzekerd voor de risico’s van lichamelijke ongevallen die zich voordoen tijdens de lessen en de door de club georganiseerde activiteiten, conform de polisvoorwaarden van de sportfederatie waarbij de club is aangesloten.
  2. Bij een ongeval dient het officiële aangifteformulier voor de verzekering binnen de 48 uur door de ouders te worden opgevraagd bij het bestuur en ingevuld te worden terugbezorgd.
  3. Judo Dragons VZW is conform de wettelijke bepalingen aansprakelijk voor haar eigen zware of opzettelijke fouten. Blessures opgelopen TIJDENS de judoles zijn ook voor de verzekering van Judo Dragons VZW. De club is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade.
  4. Judo Dragons VZW en de schoolinfrastructuur waar de lessen plaatsvinden, kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal, beschadiging of achterlating van persoonlijke bezittingen (zoals kledij, schoenen, smartphones, brillen of geld) in de kleedkamers of de dojo. Het meebrengen van waardevolle voorwerpen gebeurt volledig op eigen risico.

Artikel 11 – Beeldmateriaal (Privacy & Portretrecht)

  1. Tijdens de lessen, clubkampioenschappen of andere clubactiviteiten kunnen er foto’s en video-opnames gemaakt worden door de club of haar aangestelden voor promotionele en informatieve doeleinden.
  2. Dit beeldmateriaal kan worden gepubliceerd op de officiële website (www.judodragons.be), de officiële sociale mediakanalen van Judo Dragons VZW, de Whatsappgroep en in gedrukt promotiemateriaal (zoals flyers). Het betreft hier hoofdzakelijk sfeerbeelden en groepsfoto’s. We doen er alles aan om geen kinderen ongewild en herkenbaar online te publiceren. Bij groepsfoto’s is dit moeilijk maar op vraag van de ouders kunnen we groepsfoto’s verwijderen binnen een redelijke termijn van maximaal zeven dagen.  

Artikel 12 – Privacy en GDPR (Ledenadministratie)

    1. Persoonsgegevens worden door Judo Dragons VZW verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving (GDPR/AVG). De gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de ledenadministratie, de verplichte sportverzekering, communicatiedoeleinden en de organisatie van de lessen.
    2. Gegevens worden nooit verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden. Delen gebeurt enkel met de sportfederatie (voor de verzekering) of indien er een wettelijke verplichting toe bestaat.
  • Ouders hebben te allen tijde het recht op inzage, verbetering, beperking of volledige verwijdering van de persoonsgegevens van hun kind, voor zover dit de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en de verzekeringsplicht niet onmogelijk maakt. 

Artikel 13 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

  1. Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Judo Dragons VZW en de leden is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.
  2. Eventuele geschillen die niet in der minne kunnen worden opgelost, zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement waarin de maatschappelijke zetel van Judo Dragons VZW gevestigd is.

Contactgegevens

  • E-mail: info@judodragons.be
  • Dylan: +32 496 38 42 88
  • Kristof: +32 476 74 75 88